Регламентирование бизнес-процессов

Составление внутренних регламентов и положений

Как правило, с ростом и развитием бизнеса, увеличения штата сотрудников, руководителей, административных и производственных процессов, руководство организации приходит к выводу, что нужно усилить регулирование процессов, их контроль и повысить автоматизацию.

Уже недостаточно первичных положений, таких как Положение «О трудовом распорядке», «О поощрениях и наказании», «О соблюдении коммерческой тайны» и «О делопроизводстве».

Количество процессов и время, затраченное для контроля, а также исправление ошибок растет в геометрической прогрессии.

В такой момент становится ясно, что нужно что-то менять. Наступает период реорганизации или трансформации.  Руководители, например, описывают все бизнес-процессы, которыми руководят. Анализируют их, пытаются упростить, изменить,  либо усовершенствовать. Но натыкаются на сопротивление со стороны персонала.

Люди, особенно в России, относятся критически к переменам. Это вызвано с опасением и недоверием. Чтобы этот страх переломить, нужно, с одной стороны, говорить с людьми, отвечать на вопросы, объяснять преимущества изменений. Показать какие дополнительные выгоды эти изменения дадут в конечном итоге бизнесу и персоналу. С другой стороны, нужно упрощать процесс, делать его как можно проще и понятнее.

Ну и конечно, показав преимущество, дать людям понять, что за невыполнения они будут подвергаться взысканиям.

Для того, чтобы облечь новшество в понятную форму нужны регламенты или положения.

Регламент описывает бизнес-процесс, в том числе и схематично. Содержит основные характеристики выполнения задачи, ответственных лиц, описывает ожидаемый эффект от внедрения нововведения.  После того, как регламент согласован с ключевыми участниками процесса, утвержден руководством, происходит ознакомление с ним всех сотрудников компании причастных к данному бизнес-процессу под роспись. И на последней стадии, происходит контроль за исполнением регламента. Регламент должен стать частью бизнес-среды компании.

По-хорошему, в компании должны быть регламентированы все бизнес-процессы. Конечно, не по всем из них составляются положения. В некоторых случаях достаточно просто приказа, состоящего из 3-10 пунктов.

После того, как процесс описан и регламентирован, вы можете пытаться его усовершенствовать, или упростить процесс, доводя его до автоматизма. Все изменения влекут за собой изменения в положения или регламент, и с ними тоже нужно ознакомить сотрудников.

Руководители, которые могут самостоятельно регламентировать процесс, являются настоящими профессионалами. С одной стороны,  это сделать не сложно, нужно только обличить процесс в понятную письменную форму, чтобы любому сотруднику было ясно, что к чему. С дугой стороны, этот процесс требует некоторой кропотливости, усидчивости, а самое главное, понимания процессов и наличия времени. При этом, автор должен попытаться посмотреть на свое творение глазами тех, кто будет исполнять регламент. А это, как правило, сделать не просто.

Регламентирование процессов в компании может проходить двумя путями, эволюционным и революционным.

При эволюционном процессе,  компания с самого начала берет за привычку регламентировать процессы. Появляется в компании новый отдел, директор поручает его новому руководителю составить положение об отделе. Внедряется технология, она сразу описывается. Появляется новый процесс, начальник отдела просит менеджера его описать и т.д. Со временем процессы совершенствуются, какие-то упрощаются, а другие просто замещаются.

При революционном процессе все происходит спонтанно. Компания с самого начала не организовывала никаких работ по регламентированию бизнес-процессов. А в какой-то момент, менеджеры понимают, что так жить дальше нельзя. Качество принимаемых решений низкое, ответственных не найти, никто ничего не знает и ни за что не отвечает. Нужно что-то менять. И тут начинается революционный процесс преобразований, в том числе и регламентирования. Люди, сопротивляются переменам, руководители нервничают, сроки срываются, издержки растут.  Чтобы этого избежать, нужны не спонтанные решения, а прогнозируемые и планируемые действия. То есть сначала нужно составить план по регламентированию бизнес-процессов.

Составление такого плана, в свою очередь, требует несколько этапов. На первом, нужно собрать информацию о процессах, которые требуют регламентации. На втором этапе расставить приоритеты и согласовать с исполнителями сроки, которые удовлетворят все стороны. На заключительном этапе заручиться поддержкой всех ключевых участников процесса и заинтересованных лиц, получив от них подпись о согласовании плана. И уже после этого, можно приступать к регламентированию.

Есть те, кто возразит, что регламентирование — это увеличение бюрократии. И они будут правы, но только отчасти. Выбирая между двух зол, бесконтрольным и безответственным процессом с одной стороны, и требующим дополнительных затрат времени и ресурсов, но управляемый и программируемый с другой, профессионалы выбирают второй вариант.

Да и невозможно обойтись без бюрократии по мере роста компании. Но, правильное администрирование и регламентирование как раз и поможет Вам обуздать бюрократию. Кроме этого, регламентирование бизнес-процессов повышает возможности масштабирования бизнеса, а также его капитализацию.

Окончательный этап регламентирования — это программирование и автоматизация бизнес-процессов. Имея реальные схемы бизнес-процессов, описание взаимосвязей и порядка взаимодействия и т.д., вам будет не трудно найти IT разработчика, который поможет вам разработать ERP систему для вашей организации.

Главное в процессе реорганизации и администрирования вашего бизнеса — это соблюдение принципа прозрачности и последовательность. Люди не должны бояться ваших изменений, а должны понимать, чего ждать от руководителей.

Если вам нужна помощь в процессе реорганизации бизнес-процессов, в том числе в подготовке проектов регламентов и положений, вы можете обратиться ко мне.

Забронируйте данную услугу,  и после получения запроса,  я свяжусь с вами для уточнения всех деталей, а также согласования коммерческих условий. При необходимости, с заказчиком подписывается соглашение о конфиденциальности.

Стоимость юридической услуги.

Стоимость моих услуг формируется в основном из стоимости эффективного времени, потраченного на процедуры, а также, в случае необходимости, привлеченных внешних  специалистов (юристов, менеджеров, программистов, финансистов и т.д.).  В среднем, стоимость часа работы в рамках услуги “Административное обжалование и судебная защита бизнеса” составляет от 5 000 в час.  Аналогичный порядок цен установлен и для услуги “Регламентирование и администрирование”.  Установить верхний предел очень трудно, так как в настоящее время для внедрения и контроля используются цифровые технологии, стоимость работы специалиста-программиста очень сильно зависит от сложности работы.

Ориентировочная стоимость определяется после ознакомления с поставленными задачами. Прежде всего, анализа внутренней среды или ознакомления с материалами административного производства. При этом, данные действия моим Клиентам ничего не стоят. После проведения анализа Клиенту направляется коммерческое предложение со сметой и ориентировочной стоимостью услуг.

После оказания услуги, либо по завершении текущего месяца, если заключен долгосрочный договор, Клиенты получают отчет. В отчете указано, какие услуги были оказаны, какой результат, и сколько времени затрачено, с указанием стоимости.

Финальная стоимость зависит от многих факторов и в каждом проекте различна. Самое главное, что по полному тарифу Клиент оплачивает всегда только эффективную работу.

Более подробную информацию о формировании стоимости услуг бизнес-юристов вы можете найти на странице “Стоимость”.

Забронируйте услугу, и в рамках подготовки соглашения и экспресс-анализа я смогу рассчитать стоимость оказания услуги.